📋 MANUAL COMPLETO DE USUARIO - FACTUCONTROL

Sistema de Gestión y Control de Facturas con Inteligencia Artificial
Versión: 1.0 | Fecha: Enero 2025

📑 ÍNDICE

  1. 🚀 Introducción y Características
  2. 👥 Registro y Gestión de Usuarios
  3. 🏢 Configuración de Empresas
  4. 🔧 Configuración Inicial del Sistema
  5. 📄 Gestión de Facturas
  6. 🏪 Gestión de Proveedores
  7. 📧 Extracción de Facturas por Email
  8. 🔄 Procesamiento Masivo Automático
  9. 📊 Dashboard y Reportes
  10. 💾 Copias de Seguridad
  11. 🔍 Filtros Avanzados
  12. ⚙️ Administración del Sistema
  13. 🆘 Solución de Problemas

🚀 1. INTRODUCCIÓN Y CARACTERÍSTICAS

¿Qué es FactuControl?

FactuControl es un sistema avanzado de gestión de facturas que utiliza Inteligencia Artificial (OpenAI) para automatizar la extracción de datos de facturas en PDF e imágenes, proporcionando un control completo sobre las finanzas empresariales.

🌟 Características Principales

👥 2. REGISTRO Y GESTIÓN DE USUARIOS

2.1 Primer Acceso al Sistema

  1. Acceder a la aplicación: 
    http://tu-dominio.com/login
  2. Si no tienes cuenta, registrarte:
    • Hacer clic en "Registrarse"
    • Completar el formulario:
      • Nombre: Tu nombre completo
      • Email: Dirección de correo electrónico
      • Contraseña: Mínimo 8 caracteres
      • Confirmar contraseña
  3. Iniciar sesión:
    • Ingresar email y contraseña
    • Hacer clic en "Iniciar Sesión"

2.2 Gestión de Usuarios (Solo Administradores)

📋 Crear Nuevo Usuario

  1. Navegar a: Menú → Administración → Usuarios (solo visible para admins)
  2. Hacer clic en: "Nuevo Usuario"
  3. Completar datos:
    • Nombre: Nombre completo del usuario
    • Email: Dirección única de correo
    • Contraseña: Contraseña segura
    • Es Administrador: ☑️ Marcar si tendrá permisos completos
  4. Guardar

🔧 Gestionar Usuarios Existentes

🏢 3. CONFIGURACIÓN DE EMPRESAS

3.1 Crear Primera Empresa

⚠️ IMPORTANTE: Debes crear al menos una empresa antes de usar el sistema.
  1. Ir a: Menú → Mi Empresa
  2. Hacer clic en: "Nueva Empresa"
  3. Completar información básica:
    • Nombre: Razón social de tu empresa
    • CIF/NIF: Identificación fiscal (único)
    • Dirección: Dirección completa
    • Teléfono: Número de contacto
    • Email: Correo corporativo
    • Web: Sitio web (opcional)
    • Notas: Información adicional

3.2 Configuración de Directorios

🔑 CLAVE: Esta configuración es esencial para el funcionamiento automático.

📁 Directorio de Facturas Manuales

Ejemplo: C:\Facturas\Manuales\

📧 Directorio de Facturas de Correos

Ejemplo: C:\Facturas\Emails\

💾 Directorio de Backups

Ejemplo: C:\Backups\FactuControl\

3.3 Activar Empresa

🔧 4. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA

4.1 Verificar Configuración de OpenAI

  1. Archivo de configuración: config/openai.php
  2. Variable de entorno: OPENAI_API_KEY en archivo .env
  3. Verificar conexión: Subir una factura de prueba

4.2 Configurar Sectores de Proveedores

  1. Ir a: Menú → Sectores
  2. Crear sectores relevantes:
    • Ejemplo: "Servicios", "Productos", "Consultoría", "Mantenimiento"
  3. Activar/Desactivar sectores según necesidad

4.3 Configuración de Email (Opcional)

Si planeas usar extracción automática de emails:

  1. Configurar servidor IMAP en el sistema
  2. Credenciales de acceso al buzón de correo
  3. Carpetas específicas para facturas

📄 5. GESTIÓN DE FACTURAS

5.1 Dashboard Principal

Al acceder al sistema verás:

📊 Tarjetas de Resumen

🔍 Panel de Filtros

👁️ Vistas Especiales

5.2 Crear Nueva Factura Manual

📤 Subir Archivo

  1. Hacer clic en: "Nueva Factura"
  2. Seleccionar archivo: PDF o imagen (JPG, PNG)
  3. Subir archivo: El sistema procesará automáticamente

🤖 Extracción Automática con IA

El sistema extraerá automáticamente:

✏️ Revisar y Corregir

  1. Verificar datos extraídos (campos resaltados en rojo)
  2. Corregir errores si es necesario
  3. Autocompletado de proveedores: El sistema sugiere proveedores existentes
  4. Guardar factura

5.3 Navegación Entre Facturas

Cuando editas una factura:

🏪 6. GESTIÓN DE PROVEEDORES

6.1 Ver Lista de Proveedores

  1. Ir a: Menú → Proveedores
  2. Información mostrada:
    • Nombre y CIF/NIF
    • Sector asignado
    • Estado: Activo/Inactivo
    • Tipo: Mensual/Regular
    • Acciones disponibles

6.2 Crear Nuevo Proveedor

  1. Hacer clic en: "Nuevo Proveedor"
  2. Completar datos:
    • Nombre: Razón social
    • CIF/NIF: Identificación fiscal (único)
    • Dirección, teléfono, email: Datos de contacto
    • Sector: Seleccionar de la lista
    • Es mensual: ☑️ Si requiere facturación mensual
    • Día de vencimiento: Para proveedores mensuales
    • Fecha inicio control: Cuándo comenzar seguimiento
  3. Guardar proveedor

📧 7. EXTRACCIÓN DE FACTURAS POR EMAIL

7.1 Configuración Inicial

  1. Ir a: Menú → Extraer Correos
  2. Configurar directorio de trabajo:
    • Directorio actual: Se muestra la carpeta configurada
    • Cambiar directorio: Botón para modificar ruta
    • Verificar permisos: Carpeta debe ser escribible

7.2 Configuración del Servidor de Correo

📧 Datos Requeridos

🔄 8. PROCESAMIENTO MASIVO AUTOMÁTICO

8.1 ¿Qué es el Procesamiento Masivo?

Funcionalidad que permite procesar múltiples facturas automáticamente desde un directorio, usando IA para extraer datos de cada archivo.

8.2 Preparación

📁 Organizar Archivos

  1. Colocar PDFs/imágenes en directorio de facturas manuales
  2. Formatos soportados: PDF, JPG, JPEG, PNG
  3. Nombres de archivo: Cualquier nombre válido
⚠️ Archivos Excluidos
El sistema NO procesará archivos con prefijos:

8.3 Acceso al Procesamiento Masivo

  1. Desde Dashboard: Hacer clic en "Auto-Procesar"
  2. URL directa: /invoices/bulk-process

📊 9. DASHBOARD Y REPORTES

9.1 Dashboard Principal

📈 Tarjetas de Estadísticas

Información actualizada en tiempo real:

  1. Total Facturas
    • Número: Cantidad total de facturas
    • Icono: 📄 Documento
  2. Importe Total
    • Cantidad: Suma de todas las facturas
    • Formato: €XX,XXX.XX
    • Icono: 💰 Dinero
  3. Total IVA
    • Cantidad: IVA acumulado
    • Formato: €XX,XXX.XX
    • Icono: 📋 Impuestos
  4. Total Retenciones
    • Cantidad: Retenciones acumuladas
    • Formato: €XX,XXX.XX
    • Icono: 📊 Retenciones

💾 10. COPIAS DE SEGURIDAD

10.1 Acceso a Copias de Seguridad

  1. Ir a: Menú → Copias 🔒 (Solo administradores)
  2. Icono actualizado: Ahora con iconos a izquierda y derecha

10.2 Tipos de Backup Disponibles

🗄️ Backup de Base de Datos

📁 Backup de Archivos de Facturas

🔍 11. FILTROS AVANZADOS

11.1 Funcionamiento de Filtros

🔄 Aplicación Automática

💾 Guardado de Filtros

⚙️ 12. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

12.1 Panel de Administración

👑 Permisos de Administrador

Solo usuarios con rol de administrador pueden:

🆘 13. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

13.1 Problemas de Acceso

🚫 No Puedo Iniciar Sesión

13.2 Problemas con Facturas

🤖 Extracción IA No Funciona

📋 RESUMEN DE FUNCIONALIDADES

✅ Funciones Principales Implementadas

  1. 🤖 Extracción automática con IA - OpenAI para extraer datos de PDFs
  2. 🔄 Procesamiento masivo - Procesar múltiples facturas automáticamente
  3. 📧 Extracción desde emails - IMAP para obtener facturas de correo
  4. 👥 Gestión de usuarios - Sistema completo de usuarios y permisos
  5. 🏢 Multi-empresa - Soporte para múltiples empresas
  6. 🏪 Gestión de proveedores - Control completo de proveedores y sectores
  7. 📊 Dashboard inteligente - Estadísticas en tiempo real
  8. 🔍 Filtros avanzados - Sistema completo de filtrado
  9. 📄 Navegación contextual - Navegación entre facturas respetando filtros
  10. 💾 Backups granulares - Copias de seguridad por período
  11. 📈 Exportación múltiple - PDF, Excel, ZIP
  12. 🚨 Control mensual - Alertas de proveedores mensuales
  13. 🔐 Seguridad - Autenticación y autorización
  14. 📱 Interfaz responsive - Compatible con móviles

🎯 FLUJO DE TRABAJO RECOMENDADO

1. Configuración Inicial (Una vez)

  1. ✅ Registrar primer usuario (será admin)
  2. ✅ Crear empresa con directorios
  3. ✅ Configurar sectores básicos
  4. ✅ Probar extracción con factura de prueba

2. Uso Diario

  1. 📧 Extraer facturas de emails (si aplica)
  2. 📁 Colocar PDFs en directorio manual
  3. 🔄 Ejecutar procesamiento masivo
  4. ✏️ Revisar y corregir facturas procesadas
  5. 📊 Consultar dashboard y estadísticas

3. Mantenimiento Semanal

  1. 💾 Crear backup completo
  2. 🧹 Limpiar archivos procesados (P-, E-)
  3. 📊 Revisar control mensual
  4. 🔍 Verificar proveedores sin facturas

4. Mantenimiento Mensual

  1. 📈 Generar reportes mensuales
  2. 🏪 Actualizar datos de proveedores
  3. 🔧 Revisar configuración del sistema
  4. 📁 Organizar archivos de backup

🎉 ¡MANUAL COMPLETO DE FACTUCONTROL!

Este manual cubre todas las funcionalidades del sistema. Para dudas específicas, consultar con el administrador del sistema o revisar los logs de la aplicación.

Versión del Manual: 1.0
Fecha: Enero 2025
Sistema: FactuControl v1.0

↑